Grundlagen des Prozesskostenmanagement

Durchführung der Prozesskostenrechnung

Tätigkeitsanlyse

Die Tätigkeiten, soweit sie als gleichmäßig wiederholende und gleichartige (repetitive) Tätigkeiten messbar sind, werden in der entsprechenden Kostenstelle erfasst. Die Tätigkeitsanalyse bildet das Fundament der Prozesskostenrechnung.
Die Tätigkeitsanalyse erfolgt durch:
• Strukturierte Befragungen der Kostenstellenleiter und aller Kostenstellenmitarbeiter,
• Auswertung von Zeitaufschreibungsblättern,
• Rückgriff auf vorhandene Unternehmensunterlagen, wie Stellenbeschreibung, Arbeitsanweisungen oder Organisationspläne.

Da der größte Teil der Gemeinkosten in den indirekten Bereichen durch die Arbeitsleistung und vom Zeitaufwand der Mitarbeiter abhängt, ist die Aufteilung der Personalkapazität auf die Teilprozesse das wichtigste Element der Prozesskostenermittlung.
Die gesamte Personalkapazität einer Kostenstelle muss auf die Teilprozesse aufgeteilt werden.

In der Literatur werden zwei Verfahren zur Zuordnung von Kapazitäten auf Teilprozesse beschrieben:

1. Gesamte Mitarbeiterkapazität (in Mannjahren, MJ) auf einzelne Teilprozesse aufteilen. Division der MJ je Teilprozess durch Maßgrößenmenge je Teilprozess, ergibt Kapazitätsanteil je Durchführung. Es wird davon ausgegangen, dass ein Mitarbeiterjahr die gesamte Gesamtjahresarbeitszeit widerspiegelt.

Beispiel: 10 vollbeschäftigte Mitarbeiter sind in der Abteilung „Auftragsbearbeitung“ tätig. Angenommen für die „Annahme von Aufträgen“ wird die Hälfte der Gesamtarbeitszeit von 10 Mitarbeitern benötigt, also werden 5 Mannjahre für die „Annahme von Aufträgen“ verwendet. In dieser Abteilung gehen jährlich 10.000 Aufträge ein. Die Jahresarbeitszeit pro Mitarbeiter und Mannjahr beträgt 1.700 Stunden. Für unproduktive Anteile der Jahresarbeitszeit - wie z.B. für Schulungen, Besprechungen etc - wird ein Reduzierungsfaktor von 0,8 angesetzt .
Der Zeitanteil pro Auftrag wird dann wie folgt errechnet:

1700 Std./MJ * 0,8 * 5 MJ / 10.000 Aufträge pro Jahr= 0,68 h / Auftrag

2. Messung der Zeit einzelner Bearbeitungsvorgänge (in Minuten). - Menge der abgearbeiteten Vorgänge multipliziert mit den Zeiteinheiten (Minuten), muss bei kompletter Abbildung der einzelnen Teilprozesse in der jeweiligen Kostenstelle die Gesamtjahresarbeitszeit widerspiegeln.

Die Ergebnisse einer Tätigkeitsanalyse sind einem Tätigkeitskatalog festzuhalten. Ein idealtypischer Tätigkeitskatalog am Beispiel der Auftragsabwicklung wird in nachstehender Abbildung dargestellt.


 

 
PKR
Organisation
Computer
Allgemeines
Surftipps